In deze tijd van digitalisering is het belangrijk om ook je boekhouding te digitaliseren. Het ordenen en opslaan van al je papieren documenten kost namelijk veel tijd. De sleutel tot succes ligt vaak in de efficiënte uitwisseling van informatie en documenten.
Door het digitaliseren van je boekhouding kun je niet alleen tijd en kosten besparen, maar ook de samenwerking met je boekhouder naar een hoger niveau tillen. In dit artikel zullen we ontdekken hoe het digitaliseren van je boekhouding kan bijdragen aan slimmer ondernemen. Ik neem jullie even mee terug in de tijd.
Van traditioneel naar online boekhouden
Tot 2016 leverden we nog alle mappen met papieren documenten in bij de boekhouder. Kwartaalstress? Ja toch wel een beetje! Daarnaast was het onhandig dat je jouw mappen met documenten drie weken kwijt was.
In 2016 begon ik zelf met online boekhouden. Deze beslissing nam ik vanwege de jaarlijkse stijging van 8% in de kosten van de boekhouder, terwijl de dienstverlening en samenwerking niet professioneler of meer gedigitaliseerd werden.
1. De eerste stap: Digitaal samenwerken met je boekhouder
Het is belangrijk om je boekhouder te vragen om digitaal samen te werken. Sommige boekhouders bieden beperkte mogelijkheden voor online samenwerking. Wees assertief, ook al wordt er gezegd dat het geen kostenbesparing met zich meebrengt. Gelukkig zijn er tegenwoordig al veel gedigitaliseerde boekhouders die verschillende oplossingen aanbieden.
In 2016 werkte ik bij Exact Software en tijdens mijn werk leerde ik hoe ik zelf mijn boekhouding kon bijhouden. Overtuigd van de voordelen van het digitaliseren van mijn boekhouding en de kostenbesparing, stelde ik mijn boekhouder de vraag. Echter, hij wilde alleen online samenwerken in het pakket EVA Online (Kluwer). Het is belangrijk om te weten dat dit niet dezelfde ervaring biedt als echt online boekhouden.
Bij online boekhouden log je in op een online boekhoudpakket en werk je samen met je boekhouder. Dit geeft je de vrijheid om onafhankelijk van je computer te werken en maakt het mogelijk om altijd en overal gemakkelijk toegang te hebben tot je boekhoudgegevens.
Uit eigen ervaring raad ik aan om de voordelen van online boekhouden te onderzoeken en te overwegen of het geschikt is voor jouw bedrijf. Het kan je helpen tijd en geld te besparen en je de vrijheid geven om de boekhouding te beheren waar en wanneer je maar wilt. 🏝 🚢 🕌
2. Efficiënt Documenten Delen
Het digitaliseren van je boekhouding biedt talloze voordelen, waaronder het gemakkelijk delen van documenten met je boekhouder. In plaats van alles op papier te versturen en te wachten tot je mappen bij de boekhouder aankomen, kun je nu documenten digitaal delen. Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat je boekhouder direct toegang heeft tot de benodigde informatie. Bye bye kwartaalstress.
Uit de Finplex barometer bleek dat in 2022, 50% (van 83 reacties) van de accountants kantoren aangeven dat 75% van hun klanten digitaal aanlevert 🎉
3. Digitalisering boekhouding geeft inzicht en overzicht
Een van de belangrijkste voordelen van het digitaliseren van je boekhouding is dat je facturen en bonnen gemakkelijk kunt opslaan en terugvinden. Maak gebruik van een geavanceerd boekhoudprogramma of een online tool zoals Billit, Clearfacts en meer. Hierdoor behoud je te allen tijde een duidelijk overzicht van je financiële situatie en bespaar je kostbare tijd bij het opzoeken van informatie. Het zal je verbazen hoeveel tijd je hiermee kunt besparen!
Sta eens stil bij het feit dat inzicht in je omzet bij een leverancier je helpt om je marges te (her)onderhandelen. Deze aanpak heeft mijn vaders bedrijf al meerdere malen geld 💶 bespaard! En slechts in een paar minuutjes opzoekwerk.
4. Verminder Fouten en Verlies van Belangrijke Documenten
Een ander voordeel van het digitaliseren van je boekhouding is dat het de kans op fouten vermindert. Papieren documenten (tankbonnetjes, restaurant bonnetjes, …) kunnen zoekraken of beschadigd raken, waardoor je waardevolle info verliest. Door alles digitaal op te slaan, verminder je deze risico's en kun je erop vertrouwen dat je boekhouding altijd up-to-date en accuraat is. Dit betekent pure tijdwinst voor jou als ondernemer. Je kunt moeiteloos documenten verkrijgen en terugvinden zonder zelf te hoeven zoeken of bij de leverancier aan te kloppen voor een kopie. Maak een tweede (gratis) mail adres bijvb. facturatie@ en stuur een bericht naar je leveranciers om vanaf morgen digitaal facturen aan te leveren op dat adres, je zal merken dat het je meer overzicht geeft. Stuur dan deze facturen door naar het mail adres van je digitaal platform voor de boekhouding.
5. Koppel je facturatie pakket aan je online boekhouding
Dankzij geavanceerde boekhoudsoftware kunnen veel routinetaken worden geautomatiseerd. Er bestaat zelfs de mogelijkheid om je externe facturatie pakket te koppelen aan je online boekhouding. Een klant deelde de volgende feedback :
"Vroeger moesten we facturen handmatig toevoegen aan ons boekhoudsysteem. Nu besparen we eenvoudigweg vier tot acht uur per maand door de koppeling van Teamleader Focus naar Exact Online te gebruiken. Dat is vier tot acht uur per maand waarin onze medewerker andere relevante taken kan uitvoeren. Reken maar uit; je hebt je jaarabonnement zo terugverdiend.” *Lees hier meer over de koppeling*
6. Money in the bank …
Het allerliefste wat ik doe is de bankuittreksels verwerken. Op die manier kan ik snel inspelen op het ontbreken van facturen of bonnetjes in de boekhouding. Doordat de verkoopfacturen automatisch als betaald worden gemarkeerd, bespaar ik tijd en kan ik me focussen op de openstaande facturen en het versturen van herinneringen.
7. Actieve Samenwerking met Je Boekhouder
Het optimaliseren van de samenwerking met je boekhouder vereist niet alleen inzet van hun kant, maar ook van jouw kant. Hier zijn enkele werkwijzen die je kunt volgen om de samenwerking te verbeteren:
Plan regelmatige overlegmomenten met je boekhouder om de voortgang te bespreken en eventuele vragen te beantwoorden. Nee, dat hoeft niet altijd door op kantoor samen te komen, dat kan ook per telefoon of online maar spaar je vragen niet op tot die jaarvergadering in juli om te bespreken hoe afgelopen December jouw boekjaar is afgesloten.
Scan en stuur je aankoopfacturen wekelijks door naar je boekhouder, zodat ze direct kunnen worden verwerkt.
Maak gebruik van 'doorstuur'-regels in je mailbox om automatisch relevante documenten naar je boekhouder of online boekhouding door te sturen.
Zorg ervoor dat je boekhouder tijdig over belangrijke wijzigingen in je bedrijf wordt geïnformeerd, zoals veranderingen in belastingwetgeving, nieuwe wagen of bedrijfsstructuur.
8. Een goede boekhouder betaalt zichzelf terug!
Het gezegde is echt waar ‘Een goede boekhouder betaalt zichzelf terug!’. De belangrijkste bijdragen van een boekhouder zijn dat hij/zij je tijd en geld bespaart doordat hij/zij je werk uit handen neemt en je met goed advies kosten en belasting bespaart. En in die uren die jou dat oplevert verdien je als ondernemer normaal gesproken meer dan je de boekhouder betaalt.
Kortom, het digitaliseren van je boekhouding is een slimme keuze voor ondernemers die tijd willen besparen, meer en sneller inzichten halen uit de boekhouding en hun boekhouding accuraat en up-to-date willen houden.
Maak je boekhouding eenvoudiger en bespaar tijd en geld met de beste online boekhoudsoftware. Kies de juiste software voor jouw bedrijf en ervaar de voordelen van efficiënt online boekhouden. Ontdek de meest gebruiksvriendelijke en betrouwbare tools om je financiën te beheren. Of check deze vergelijkingssites: https://www.boekhouder.nl/p/boekhoudprogramma
Zelf heb ik ervaring met Exact Online, Yuki, Billit, Clearfacts, Octopus, Dexxter, OkiOki en Eenvoudigfactureren.
Zoek je Hulp bij de implementatie van een online boekhouding?
Of heeft jouw boekhouder je e-facturatie aanbevolen maar je ziet er jou geen beginnen aan? Lees hier meer over e-facturatie en hoe onze diensten en de software 120% aftrekbaar zijn.
Comments