Een werkbon die rap rap ingevuld is, kan je achteraf veel extra werk bezorgen
Optimaliseren betekent voor mij niet zoveel mogelijk automatiseren.
Het betekent kijken waar geld, tijd of energie weglekt, waarom dat gebeurt en hoe je ervoor zorgt dat informatie Ć©Ć©n keer, op de juiste plaats en op het juiste moment wordt geregistreerd.
Pas als dat op orde staat, kunnen we technologie en digitale tools bekijken.Ā
Want je kunt een nieuw softwarepakket invoeren, AI inzetten of extra automatisaties bouwen. Als het proces eronder niet goed zit, neem je dezelfde frustraties gewoon mee naar een nieuwe tool.
Dat kwam onlangs heel mooi naar boven in een gesprek met Alertum.
Een simpele werkbon kan roet in het eten gooien
Bij Alertum werken techniekers dagelijks op locatie bij klanten. De technische uitvoering verloopt goed. Daar zat het probleem niet.
De frustratie begon daarna.
Werkbonnen werden regelmatig onvolledig afgewerkt. Soms ontbrak de naam van de persoon met wie iets besproken was. Soms de handtekening. Beschrijvingen waren te summier of een foto die achteraf veel duidelijkheid had kunnen geven, ontbrak.
Stuk voor stuk zijn dat kleine details. Tot iemand op kantoor met die werkbon verder moet.
Dan begint het zoeken.
Wat bedoelt de technieker hier? Over welke sensor gaat het? Met wie werd dit besproken? Was de klant hiervan op de hoogte? Is er ergens een foto? Kan iemand de technieker even bellen?
Een werkbon die rap rap is ingevuld, bespaart de technieker misschien Ć©Ć©n minuut. Maar als er informatie ontbreekt, kost dat het administratieve team achteraf al snel tien minuten extra werk.
En soms blijft het daar niet bij.
Een dossier wordt opnieuw geopend. Iemand belt de technieker. De informatie wordt aangevuld. Later belt de klant met een vraag en begint dezelfde zoektocht opnieuw.
EĆ©n klein ontbrekend stukje informatie zorgt zo voor werk op verschillende plaatsen in het bedrijf.
āKan Teamleader dit niet gewoon verplicht maken?ā
Dat was een logische eerste gedachte.
Alertum werkt vandaag met Teamleader. Dus als namen of handtekeningen ontbreken, kun je kijken of je bepaalde velden verplicht kunt maken.
En ja, technisch kun je daar een aantal zaken verbeteren.
Maar tijdens ons gesprek werd snel duidelijk dat het probleem breder lag.
De werkbon werd soms pas ingevuld nadat de technieker al bij de klant vertrokken was. In de wagen bijvoorbeeld. Of later op de dag, samen met een andere werkbon.
Op dat moment kun je een veld voor een handtekening zo belangrijk maken als je wilt. De klant staat niet meer naast de technieker.
Het probleem zat dus niet alleen in Teamleader.
Het zat ook in wanneerĀ de werkbon werd ingevuld en welke plaatsĀ die administratieve afronding kreeg binnen de interventie.
Nieuwe software lost een onduidelijk proces niet vanzelf op
Tijdens hetzelfde gesprek kwamen ook Odoo en AI ter sprake.
Misschien zou een ander softwarepakket een aantal problemen kunnen oplossen. Misschien kunnen AI-agents op termijn bepaalde taken overnemen.
Dat zijn interessante pistes.
Alleen zou ik daar nooit starten.
AI op een losse fundering blijft losse AI.
Als vandaag onduidelijk is welke informatie een technieker moet registreren, wanneer hij dat moet doen en wat de mensen op kantoor nodig hebben om daarna verder te kunnen, dan lost een extra tool die onduidelijkheid niet op.
De eerste vraag is bij mij nooit: Welke software hebben we nodig? Maar: Hoe willen we dat dit proces loopt als het goed loopt?
Van daaruit kun je bekijken welke technologie dat proces eenvoudiger, sneller en consistenter kan maken.
Dat is voor mij ook de kern van Slimmer Ondernemen. Ik vertrek niet vanuit een tool. Ik vertrek vanuit de werking van het bedrijf.
Eerst bepalen hoe een goede werkbon eruitziet
Voor Alertum betekent dat dat we eerst heel concreet moeten maken wat er aan het einde van een interventie moet gebeuren.
Bijvoorbeeld: De technieker rondt zijn werk af, legt aan de klant uit wat er gebeurd is, vult de nodige informatie in, voegt waar nodig een foto toe, noteert de naam van de contactpersoon en laat de werkbon ondertekenen door de klant.
Pas daarna is de opdracht administratief afgerond.
Dat hoeft geen kwartier te duren. Het kan een vast afrondmoment van enkele minuten worden.
Maar die paar minuten hebben wel een grote impact op iedereen die daarna met dat dossier verder moet. Daarnaast kunnen we het de techniekers ook makkelijker maken.
Een korte handleiding kan tonen hoe een goede werkbon eruitziet en welke informatie minimaal nodig is.
En voor langere beschrijvingen hoeft een technieker ook niet alles met zijn duimen op een smartphone te typen. Voice-to-text kan hier bijvoorbeeld een eenvoudige hulp zijn: inspreken wat er gebeurd is, tekst even controleren en klaar.
DƔt is voor mij ook optimaliseren.
Hoe krijgen we de informatie die het bedrijf nodig heeft, met zo weinig mogelijk extra moeite voor de persoon die ze moet ingeven?
En waar kan technologie dan wƩl helpen?
Wanneer die fundering helder is, wordt technologie veel interessanter.
Bij Alertum bekijken we bijvoorbeeld ook hoe uitgebreidere technische verslagen slimmer opgebouwd kunnen worden.
Vandaag gebeurt een deel daarvan nog op papier.
Een mogelijke piste is een digitaal formulier dat de technieker stap voor stap door een verslag leidt.
Antwoordt hij op een vraag ājaā, dan krijgt hij de relevante vervolgvragen. Antwoordt hij āneeā, dan gaat hij naar een ander deel van het formulier.
De technieker hoeft zo minder zelf te onthouden.
Het systeem helpt ervoor zorgen dat dezelfde informatie telkens op een gelijkaardige manier verzameld wordt. Daaruit kan later een professioneel verslag voor de klant opgebouwd worden.
DƔt is voor mij een interessante toepassing van digitalisering. En niet digitaliseren omdat het kan. Wel technologie gebruiken om een proces dat we eerst helder hebben gemaakt, eenvoudiger uit te voeren.
Is het probleem bij Alertum daarmee opgelost?
Nog niet.
En dat is ook belangrijk om te zeggen.
We zitten vandaag in de fase waarin de nieuwe werkwijze verder wordt uitgewerkt en getest.
Hoe moet een volledige werkbon eruitzien? Welke informatie moet altijd aanwezig zijn? Welke velden kunnen we technisch ondersteunen? Wat werkt voor de techniekers in de praktijk? En zorgt die nieuwe manier van werken effectief voor minder telefoontjes, minder correcties en minder dossiers die opnieuw moeten worden vastgepakt?
Dat moeten we eerst zien. Pas daarna heeft het zin om verder te automatiseren of grotere softwarebeslissingen te nemen.
En dat is de belangrijkste les uit deze case.
Slimmer ondernemen begint lang niet altijd met een groot automatiseringsproject.
Het meestal begint bij Ć©Ć©n terugkerende frustratie.
Een werkbon. Een ontbrekende handtekening. Een collega die voor de derde keer hetzelfde dossier opent. Daar zit altijd meer tijdswinst in dan je denkt.
De kunst is om te zien waaromĀ dat werk ontstaat.
En vervolgens het proces zo in te richten dat informatie op het juiste moment bij de juiste persoon terechtkomt.
Daarna kunnen we kijken welke software, automatisatie of AI daar echt iets aan toevoegt.
Heb jij ook zoān banale frustratie die elke dag terugkomt?Ā
Iets waar jij of je administratief team telkens opnieuw tijd aan verliest?
Dan is het misschien tijd om eens te kijken hoe het slimmer kan.
Boek rechtstreeks een gesprek in of stuur je vraag of frustratie door via het contactformulier. Dan kijken we samen waar de grootste winst zit.
Veelgestelde vragen over werkbonnen en procesoptimalisatie
Wat moet er op een goede werkbon staan?
Een goede werkbon bevat alle informatie die collega's achteraf nodig hebben om het dossier verder af te handelen zonder opnieuw bij de technieker te moeten aankloppen. Denk aan de uitgevoerde werkzaamheden, gebruikte materialen, relevante opmerkingen, foto's waar nodig, de naam van de contactpersoon en eventueel een handtekening van de klant.
Welke informatie noodzakelijk is, verschilt van bedrijf tot bedrijf. Daarom is het belangrijk om eerst te bepalen wat administratie, planning, facturatie en opvolging achteraf nodig hebben.
Hoe voorkom je dat werkbonnen onvolledig worden ingevuld?
Alleen velden verplicht maken is meestal niet voldoende. Het helpt om een duidelijk afrondmoment in de werkwijze te voorzien: de interventie is pas afgerond wanneer ook de werkbon compleet is.
Daarnaast kun je het invullen eenvoudiger maken met vaste velden, keuzelijsten, foto's, voice-to-text of een digitaal formulier dat de technieker stap voor stap begeleidt.
Wat zijn de voordelen van een digitale werkbon?
Een digitale werkbon kan ervoor zorgen dat informatie sneller beschikbaar is, minder vaak moet worden overgetypt en gemakkelijker gekoppeld kan worden aan klanten, interventies, facturatie of andere bedrijfsprocessen.
Maar digitaliseren alleen lost geen slecht proces op. Eerst moet duidelijk zijn welke informatie je nodig hebt, wie ze registreert en op welk moment dat gebeurt.
Kun je werkbonnen automatiseren?
Een deel van het proces kan zeker geautomatiseerd worden. Zo kunnen bepaalde gegevens vooraf ingevuld worden, vervolgvragen automatisch verschijnen of kan informatie uit een werkbon doorstromen naar een verslag, CRM of facturatiesysteem.
De beste automatisatie begint echter niet bij de technologie. Eerst bepaal je hoe een goede werkbon en een goede werkwijze eruitzien. Daarna kijk je welke stappen software of AI eenvoudiger kan maken.
Weet dat het slimmer kanĀ
Boek rechtstreeks een gesprek inĀ of stuur je vraag of frustratie door via het contactformulier.Ā Dan kijken we samen waar de grootste winst zit.
Opmerkingen