Verplichte tijdsregistratie in 2027: moet er écht weer een nieuwe app bij?

Vorige week zat ik bij een installateur aan tafel. Zijn boekhouder had hem net gebeld: "Vanaf 2027 wordt tijdsregistratie verplicht. Je moet een systeem kiezen." Hij keek me aan en zuchtte: "Daisy, ik heb al drie apps waar mijn mannen amper in werken. En nu moet er wéér iets bij?"

Dat hoor ik de laatste weken vaker.

Sinds de aankondiging dat tijdsregistratie vanaf 1 januari 2027 verplicht(er) wordt in België, merk ik deze reacties in de bouwsector:

• De paniekgroep: "Dit wordt weer extra administratie, extra kosten, extra gedoe."

• De protocol-groep: "Dit zijn de regels, kies een systeem en klaar."

• De struisvogel-groep: "Lekker negeren tot ze zwaaien met boetes."

Ik snap ze, maar de belangrijkste vraag gaat verloren in dat lawaai:

Gaan we dit oplossen met nóg een extra app, of pakken we het eindelijk slim aan?

De huidige stemming in de sector

Unizo trok al aan de alarmbel: verplichte registratie zou de sector massa's tijd en geld kosten door extra administratie. En als je dit gewoon bovenop je bestaande manier van werken plakt, klopt dat ook.

Elke dag is Slimmer Ondernemen bezig om die kost van administratie kritisch te herleiden.

Aan de andere kant heb je partijen die vooral uitleggen wat de verplichting betekent: dat elke werkgever een objectief en betrouwbaar systeem moet hebben om start- en stoptijden te registreren. De wet schrijft trouwens geen specifieke tool voor. Je hebt keuzevrijheid, zolang het systeem voldoet.

Even in het wildeweg oplossen met tools alleen werkt niet, daarom heb ik hierover ook een interview gedaan met Tom Bruneel, partner bij PointHR, die dagelijks mee in de praktijk zit bij bouw‑KMO’s en kleinere dienstverleners.

Tom “Een loonbrief in de bouw is geen copy-paste werk. Er zijn specifieke regels voor mobiliteitsvergoedingen, overuren, weerverlet en ... Veel grote sociale secretariaten behandelen bouwbedrijven als een nummertje, maar bij PointHR geloven we in een fundament van expertise & een persoonlijke aanpak.”

Zijn boodschap was helder: tijdsregistratie is geen “app‑keuze”, maar eerst een werkafspraak‑ en HR‑vraag. Als je dat niet eerst scherp zet, koop je straks software die wél registreert, maar niet werkt voor je bedrijf.

Waar je volgens Tom vooral op moet letten:

• Duidelijke afspraken: pauzes, overuren, bereikbaarheid, (en waar relevant) mobiliteit.

• Je basis op orde: contracten, uurroosters en interne afspraken: klopt het plaatje al?

• Flow vóór tools: hoe loopt info van planning → uitvoering → loon, zonder dubbele input? En let op met “even koppelen”: bij gemixte tools kan dat snel complex worden.

  
  

Zijn advies: start met een korte mini‑audit en een simpel startdocument (wat registreren we, wie doet het, wanneer is het “goed genoeg”, willen we dit automatisch naar de loonsverwerking). Pas daarna beslis je of je met je huidige tools verder kan of gericht moet bijsturen. Zo maak je je klaar voor 2027, zónder extra frustratie en kosten op de werf.

De valkuil: "Er is vast wel een app voor"

En daar gaat het dikwijls mis...

Want zodra er een verplichting komt, ruiken softwareleveranciers kansen.

Plots is de markt overspoeld met "dé tijdsregistratie-app" die je nu nodig hebt. In het 2025 was het Peppol ...

Elke Facebook oproep krijg je minstens 6 tools geadviseerd (Protime, Syntegro, Geodynamics, GPS (emprova), Strobbo, AbsoluteYou, etc), handig maar vooral erg verwarrend en tijdrovend, ze passen niet perse bij jouw bedrijf.

Het resultaat in veel bouwbedrijven?

• één tool voor planning

• één tool voor offertes en facturen

• één tool voor werfverslagen

• één tool voor loonadministratie

• en dan… nog eentje erbij voor tijdsregistratie

En wat gebeurt er dan op de werkvloer? Meer logins, meer dubbele input, meer frustratie en meer kans op fouten. Systemen die amper met elkaar praten of die maandelijks flink kosten. En vooral: weeral de kost van administratie zien  stijgen (top 5 uitdaging in de Bouwbarometer Bouwunie 2025).

Meer software voelt als een oplossing, maar het is eigenlijk “meer ruis”.

---

Mijn visie: de "minder maar beter" methode

Ik kijk hier anders naar. De vraag is voor mij: Hoe zorgen we dat dit werkt in de realiteit, met zo weinig mogelijk extra gedoe?

De "minder maar beter" methode steunt op 3 principes.

1) Stop de wildgroei

Elke extra leverancier betekent een extra factuur, een extra risico (koppelingen, support, updates) en een extra plek waar info kan foutlopen.

Stel jezelf eerst deze vraag: "Kan wat ik vandaag al heb dit (deels) oplossen?"

In veel bedrijven wordt maar 20% van de mogelijkheden van bestaande tools gebruikt. En net daar zit vaak de snelste winst.

2) Haal eerst meer uit wat je al hebt

Voor je tekent bij "de volgende hippe app", daag je huidige leveranciers uit:

• Welke mogelijkheden bestaan er vandaag al?

• Hoe past dit in je huidige flow van planning naar uitvoering naar administratie?

• Hoe vermijd je dat een vakman 3 keer hetzelfde moet ingeven?

• Welke automatisaties en koppelingen zijn realistisch? En heeft een andere concullega deze koppeling al eens laten bouwen?

Want tijdsregistratie is veel meer dan "een klokje". Het raakt aan planning, nacalculatie, loonadministratie, overuren, afspraken rond pauzes en bereikbaarheid, en ook aan de hele dynamiek van vertrouwen binnen je team.

Als je dat slim integreert, wordt het een versterking van je werking. Als je het er los bijplakt, wordt het gegarandeerd een extra last.

3) Als je investeert: kies een partner die je proces begrijpt

Soms moet je wél iets nieuws kopen, dat is logisch.

Maar kies dan voor een partner die mee kijkt naar:

• jouw workflow van A tot Z

• je team (wie moet wat invullen, wanneer, en hoe simpel kan het?)

• integraties met wat je al gebruikt

• adoptie op de werf. Want als het op de werf te moeilijk is, gebeurt het gewoon niet.

Een tool die alleen "tijdsregistratie" doet en verder niks begrijpt van je proces, die gaat je op termijn meer kosten dan opleveren.

---

De weg naar 2027: maak er een kans van

De verplichte tijdsregistratie hoeft geen administratieve catastrofe te worden. Zie 2027 liever als een moment om op te kuisen:

• Wat gebruiken we vandaag écht?

• Wat is dubbel?

• Wat ontbreekt er in onze flow?

• Waar verliezen we tijd zonder dat iemand het doorheeft?

Kwaliteit boven kwantiteit. Ook in je lijst van software tools.

Wil je eens samen bekijken hoe tijdsregistratie past in wat je vandaag al hebt?

De juiste software-tools helpen kiezen voor jouw bouwbedrijf, dát is de dada van Slimmer Ondernemen. We kijken mee welke tools je al in huis hebt, wat je daar nog meer mee kan doen, en waar het slim is om bij te sturen. En moeten er aanpassingen gebeuren aan je software of koppelingen gebouwd worden? Dan schakelen we ook een developer in die dat vakkundig voor je regelt.

Zo vermijd je dat je in het wildeweg voor de eerste beste extra software gaat en maanden later vaststelt dat je dubbel betaalt voor tools die hetzelfde doen. Eén keer goed bekijken wat je nodig hebt, bespaart je op termijn véél meer dan het kost.

Ben jij op zoek naar een loonadministratie die niet alleen correct is, maar ook rendement oplevert? Dan kan je bij PointHR terecht.

Plan gerust een vrijblijvend gesprek, dan kijken we er samen naar.

Contacteer Slimmer Ondernemen