Afgelopen week had ik de eer om als spreker aan te schuiven bij het GetSmart webinar, waar we samen met experts de invloed van digitalisatie op je nacalculatie onder de loep namen. Van het wettelijk kader rond tijdsregistratie tot de kracht van moderne tools zoals GeoDynamics. Hier deel ik de belangrijkste inzichten, zodat ook jij je bedrijf een digitale boost kan geven.
Deel 1: Wettelijk kader - Lidwien Morreel, HR-consultant
Lidwien startte het webinar door ons even stil te laten staan bij het juridische aspect van tijdsregistratie. En geloof me, dat is best een uitdaging! Weet jij hoe je dit goed moet verankeren in je arbeidsreglement? Nee? Je bent niet de enige.
Een paar eye-openers:
ā¢ Vermeld altijdĀ in je arbeidsreglement hoe je tijdsregistratie wil uitvoeren. Zonder dat, kan je geen sancties opleggen.
ā¢ Controle op tijdsregistratie? Zorg ervoor dat je systeem helder is en de rechten van je medewerkers respecteert. Gezond verstandĀ is hier de gouden regel, vooral als het gaat om zaken als track & trace.
ā¢ Wist je dat je zonder toestemming van je medewerker gĆ©Ć©n tracking mag doen tijdens privĆ©gebruik van een voertuig? Handig om te weten, toch?
Het juridische gedeelte kan soms wat droog overkomen, maar als ondernemer wil je wel dat alles waterdicht is. Een goed opgesteld beleid voorkomt gedoe in de toekomst.
Deel 2: Tools voor tijdregistratie - Steven Voet, Customer Success Manager GeoDynamics
Na de juridische uitleg doken we in de tools. Steven Voet van GeoDynamics deelde hoe tijdregistratie tegenwoordig zo eenvoudig kan zijn als het gebruik van een app of prikklok. Maar wat me vooral bijbleef, was het gemak waarmee je loonverwerking en prestaties nauwkeurig kunt bijhouden. Hier zijn een paar highlights:
ā¢ Je kan werken met smartphones, barcodescanners, badging of prikklok of zelfs blackbox-systemen (Track & trace) voor geolocatie. Dit helpt niet alleen om prestaties vast te leggen, maar voorkomt ook misbruik van uren.
ā¢ Het systeem zorgt voor supernauwkeurigeĀ rapportages, zelfs tot op de minuut, wat ervoor zorgt dat je altijd binnen de wettelijke kaders opereert.
ā¢ Koppel aan jouw HR software (hier de lijst) of aan jouw ERP of CRM software.
Met realtime inzichten en de mogelijkheid om rapportages en notificaties in te stellen, ben je als ondernemer meteen op de hoogte als iets niet klopt. Nooit meer verrassingen bij de loonverwerking!
Bekijk hier de slides in 160 seconden
Welke soort moet ik kiezen hoor ik je denken?
Deel 3: Digitalisatie & Nacalculatie - Daisy de Waele, Digitalisatie Coach
Ik vertelde over hoe digitale tijdsregistratie je helpt om loonkosten duidelijk in kaart te brengen. Die loonkosten zijn verreweg de grootste kostenpost voor de meeste KMOās, en in de bouw ligt dat zelfs 10% hoger dan in andere sectoren. Tijdregistratie is een cruciaal onderdeel van je nacalculatie en geeft je de inzichten die je nodig hebt om betere beslissingen te nemen.
Waarom fouten in tijdregistratie je stiekem veel geld kosten?
Geen vervelende discussies meer met je klant over de uren.
Foto bewijs van oplevering of meerwerken
Schakel met slechts twee klikken tussen werkbonnen en facturen.
Routebeschrijving zonder adres op te zoeken of klant opbellen om te verwittigen met 1 klik
Een paar opvallende cijfers van de 46 aanwezige bedrijven:
ā¢ Maar liefst 87% van de aanwezige ondernemers deed al aan digitale tijdsregistratie.
ā¢ Toch vindt 30% dat hun huidige systeem niet voldoende werkt.
ā¢ Slechts 9% weet exact hoeveel tijd hun team per project spendeert en wat dat betekent voor de winstgevendheid. De rest? Die komt er vaak pas achter bij de nacalculatie.
Het is duidelijk: wie digitaal registreert, wint tijd Ć©n geld!
En niet vergeten, welke koppelingen gaan jou tijd helpen besparen?
Kies voor een eenvoudige tool. Kijk naar jouw eigen smaak maar luister zeker naar key stakeholders binnen jouw organisatie.Vaak kunnen deze tools niet alles in een workflow zelf. Kies dan voor tools die met elkaar koppelen, liefst in 2 richtingen.Een nacalculatie die moet namelijk van jouw tijdregistratie toestel terug in jouw CRM of ERP pakket geraken.
Durf erover praten met collega ondernemers, beperk je niet alleen tot de leveranciers waarmee je aan tafel gaat zitten. En bekijk ten minste ook reviews.
ā Ā CRM, ERP en/of BOEKHOUDSOFTWARE
ā Ā PROJECTMANAGEMENTSOFTWARE
ā HR-SYSTEMEN
ā CHECK-IN AT WORK
Q&A
Tijdens de Q&A kwamen er ook een paar interessante vragen naar boven. Zoals deze:
āMijn medewerkers missen soms een tikking in GeoDynamics. Wat kan ik doen?ā
Maak het bespreekbaar en toon dat het āserieusā is. Neem je medewerkers bij de hand, leg uit hoe belangrijk dit is voor het hele bedrijf en laat zien hoe het werkt. Zo creĆ«er je begrip en naleving.
āKan ik iemand die te lang pauze neemt aanspreken dankzij de tijdsregistratie?ā
Zeker! Begin altijd met een goed gesprek. Als dit vaker voorkomt, kan je overwegen om die tijd niet uit te betalen. Maar als het Ć©cht uit de hand loopt, kan je uiteindelijk formele stappen ondernemen.
Het webinar was een eye-opener voor iedereen die erbij was. Door tijdsregistratie en digitalisatie op de juiste manier in te zetten, kun je niet alleen je nacalculatie verbeteren, maar ook zorgen voor een efficiƫntere bedrijfsvoering. Zo werk je slimmer, niet harder!
ComentƔrios