Als je vermoeden klopt...
Een koeltechniekbedrijf in Oost-Vlaanderen.
-
7 techniekers.
-
657 klanten.
-
Meer dan 2.000 toestellen onder beheer.
-
Gezond bedrijf, goede groei
-
en ergens een lek dat niemand zag.
De zaakvoerder vermoedde dat zijn verplaatsingskosten niet meer klopten. Hij wist alleen niet hoe erg het was.
Dat bleek toch serieus: bijna €5.000 per jaar dat hij gewoon liet liggen.
Kerncijfers in één oogopslag
Twee klanten. Zelfde straat. €37 verschil.
Niemand had het doorgehad.
Toen de zaakvoerder mij contacteerde in december 2025, vatte hij het zo samen: "Ik vermoed dat onze verplaatsingskosten niet meer kloppen." "Onze verplaatsingkosten zijn toe aan indexering. We gaan gewoon de prijs per kilometer en per uur indexeren.“
We zijn er even ingedoken. Wat we vonden, viel mee qua aanpak en tegen qua impact.
Het systeem dat ze gebruikten was eigenlijk slim
Ze hadden het slim opgezet in Teamleader: per klant een veld met de verplaatsingskost, berekend op basis van afstand en reistijd. Logisch systeem. Goed bedacht.
Afstand heen-terug via Google Maps × €0,50/km + reistijd heen-terug × €1/min
Alleen: dat veld werd ingevuld bij de eerste opdracht en daarna niet meer aangeraakt. Intussen stegen brandstofprijzen, veranderden uurtarieven en groeide het klantenbestand gestaag verder.
Wie de export trok, zag het meteen: twee klanten op dezelfde straat in Gent — de ene betaalde €51 voor de verplaatsing, de andere €88.
Zelfde rit. Andere prijs.
Niemand had het doorgehad, want niemand had het systeem zo ingericht dat het opviel.
Dat is geen nalatigheid. Dat is gewoon hoe een drukke buitendienst werkt.
Wat ik concreet gedaan heb
Geen groot IT-traject. Geen nieuwe software. We hebben het volgende gedaan:
-
Export van alle 657 klanten met hun huidige verplaatsingskost
-
Indexering per klant op basis van de originele formule
-
Sortering op postcode, gemiddelde per gemeente bekeken
-
Evolutie naar een zonesysteem: één tarief per postcode, ingekleurd op de kaart van Oost-Vlaanderen
-
Verankerd in de procedure voor nieuwe klanten — automatisch correct vanaf dag één
Helder voor de zaakvoerder. Helder voor zijn medewerker. En verdedigbaar tegenover klanten die er ooit naar vragen.
Het resultaat, in cijfers:
Tussen januari en april 2026 reed het bedrijf 78 facturen uit. 51 daarvan gingen naar nieuwe klanten waarmee geen historische vergelijking mogelijk is. Bij 27 bestaande klanten konden we wél het oude en het nieuwe tarief vergelijken; samen kregen die 54 facturen toegestuurd.
+€1.581 extra omzet
op verplaatsingskosten alleen, in 4 maanden
4% kreeg een lager tarief
Want die betaalden
eigenlijk teveel
+€21 per factuur
Gemiddeld, voor bestaande klanten
€4.743 structureel
Geëxtrapoleerd naar
een volledig jaar
96% kreeg tariefstijging
een (lichte) tariefstijging bij vergelijkbare klanten
De investering bedroeg €2.250. Die was terugverdiend voor het tweede kwartaal voorbij was.
Via de KMO-portefeuille recupereerde het bedrijf bovendien 30%; de netto kost van onze samenwerking kwam zo uit op €1.575.
Een eerlijke nuance
Niet elke klant kreeg een verhoging. Twee bestaande klanten betaalden voorheen méér dan wat de zone-tarief voorschreef. Die kregen netjes een verlaging.
Dat is geen detail: het toont aan dat een zonesysteem niet draait om "duurder maken" maar om consistent en verdedigbaar maken.
Wie minder ver is, betaalt minder. Wie verder zit, betaalt meer. Iedereen volgens dezelfde regel.
Wat de zaakvoerder erover zegt
"We dachten dat onze tarieven correct stonden. Daisy toonde ons dat ‘correct berekend’ en ‘correct ingevoerd’ twee verschillende dingen zijn."
Zaakvoerder, installatiebedrijf in koeltechniek (Oost-Vlaanderen)
En sindsdien?
In januari 2026 hebben we het zonesysteem ook in de procedure voor nieuwe klanten verankerd. Iedere nieuwe klant krijgt automatisch het zonetarief van zijn postcode. De update is met een Mailchimp-campagne naar alle klanten gecommuniceerd.
De facturen blijven binnenstromen; over twee maanden komt er een nieuwe meting. Een lopende oefening, geen eenmalig project.
Wil je ook van groeiremmer naar groeiversneller?
Ontdek hoe Slimmer Ondernemen jouw bedrijf kan transformeren.
Veel gestelde vragen
Hoe lang duurt zo'n verplaatsingskost-optimalisatie?
De analyse, implementatie en opleiding nemen 2 tot 4 werkdagen in beslag. De KMO-portefeuille-aanvraag loopt parallel. Onder strikte voorwaarden recupereer je met KMO-portefeuille subsidie maximum 30% van de investering.
Werkt dit alleen voor installatiebedrijven?
Nee. Elk technisch bedrijf met buitendienst en verspreide klanten kan hier iets aan hebben: installatiebedrijven, onderhoudsfirma's, koeltechniek, klimatisatie, sanitair, elektriciteit, groenbedrijven met verspreide klanten.
Heb ik daar Teamleader voor nodig?
Dit installatiebedrijf werkte met Teamleader, maar de methode werkt ook in andere CRM-systemen die een custom field per klant ondersteunen, zoals Odoo, Robaws of Yipla. Wat telt is dat je per klant een verplaatsingsveld kan beheren én dat je een export kan trekken.
Is dit een eenmalig effect of structureel?
Structureel, op voorwaarde dat het zoneconcept ook in de procedure wordt opgenomen voor nieuwe klanten. Bij dit installatiebedrijf is dat in januari 2026 gebeurd; nieuwe klanten krijgen het zonetarief van hun postcode.
Hoe spreek je een prijsverhoging aan tegenover bestaande klanten?
Belangrijke vraag. Bij dit bedrijf is de gemiddelde verhoging €21 per bezoek; redelijk en goed te verantwoorden. Het advies: communiceer transparant via een mail of brief en voorzie een ingangsdatum, net zoals met indexering.
Voor welk soort bedrijf is dit interessant?
Herken jij één van deze drie?
-
Klanten op dezelfde locatie betalen sterk uiteenlopende verplaatsingstarieven
-
Je verplaatsingskost is meer dan een jaar geleden voor het laatst herzien
-
Het veld staat in je CRM, maar nieuwe klanten worden er niet altijd correct mee aangemaakt
Dan loont het om er even naar te kijken.
Plan een vrijblijvend gesprek of mail naar daisy@slimmerondernemen.be om te bekijken wat dit voor jouw bedrijf zou kunnen opleveren.
Lees andere klantverhalen
Veel bedrijven lopen tegen gelijkaardige problemen aan. Ontdek hoe andere concullega's het hebben aangepakt.
