Van excellijsten en dubbel werk naar overzicht en groei: hoe Arcoon de basis legde voor 4,5 miljoen omzet
"De grootste misvatting die ik had? Denken dat ik alles zelf moest doen. Je weet niet alles, je kan niet alles, en je hebt de tijd niet. Een consultant inschakelen is geen kost, maar een investering die rendeert.”
– Jürgen De Herkenrode, zaakvoerder Arcoon
Wanneer groei te veel energie vraagt
Arcoon, totaalaannemer in renovaties met een team van negen, stond voor een herkenbare uitdaging. Het bedrijf groeide, maar achter de schermen liep alles nog niet zo gestroomlijnd als het zou moeten.
De heikelpunten bij Arcoon
-
Taken en to-do’s zaten in hoofden, losse mailtjes of schriftjes
-
Offertes en budgetramingen betekenden vaak dubbel werk
-
Facturen klasseren en controleren bleef een manuele karwei
-
Mails opslaan in de juiste map: tijdrovend en niet consequent
​
Zijn ambitie: tegen 2027 groeien naar 4,5 miljoen omzet, mét personeelsuitbreiding. Maar daarvoor moest de werking efficiënter, uniformer, geautomatiseerder en minder afhankelijk van de zaakvoerder of elke werknemer apart die zijn of haar eigen methode had.​
​
​"Zijn ambitie: tegen 2027 groeien naar 4,5 miljoen omzet, mét personeelsuitbreiding. Maar daarvoor moest de werking efficiënter, uniformer en geautomatiseerder”​​​​​​
Aan het woord
Het verhaal van Arcoon klinkt herkenbaar voor veel aannemers: je bedrijf groeit, de projecten stapelen zich op, maar de processen hollen achterop.
In deze korte clips vertelt Jürgen hoe hij samen met Slimmer Ondernemen stap voor stap meer structuur en overzicht vond. Met focus op digitalisatie, stroomlijning en grip op de groei.
​​​​Van zoeken naar grip tot kiezen voor de juiste partner
Jürgen wilde zijn bedrijf verder professionaliseren en zijn grootste operationele frustraties opschonen. Zo moest er nog veel manueel werk gebeuren en werden gegevens vaak dubbel ingevoerd. Offertes, budgetramingen, facturen klasseren en controleren… het vroeg te veel tijd en gaf te weinig overzicht.
​
Hij wist: dit moest gedigitaliseerd worden. Een ERP-systeem, minder losse tools en vooral: één plek waar hij met één klik kon zien hoe projecten, medewerkers en budgetten ervoor stonden.
​"Ik wou één plek waar ik met één klik kon zien hoe projecten, medewerkers en budgetten ervoor stonden."
​
Die zoektocht bracht hem bij Slimmer Ondernemen. Niet omdat het “nog een consultant” was, maar omdat Daisy drie dingen combineerde die hij belangrijk vond:
-
Expertise in tools (zoals Teamleader en Exact Online)
-
Een rationele en praktische aanpak
-
Ervaring in de bouwsector
​
"Daisy is heel sterk in het begeleiden en zoeken naar gepaste oplossingen. Ze is geduldig, duidelijk en altijd bereikbaar. Dat gaf me vertrouwen."
​
Samen startten ze met procesanalyse: hoe werkte het team nu, waar zat het dubbel werk, welke taken kostten onnodig tijd? Van daaruit werden de eerste stappen gezet naar meer structuur en overzicht.
​
De transformatie: stap voor stap naar overzicht
Door de werking samen te doorlopen met het team, kwamen de knelpunten helder op tafel. Van daaruit werden een aantal gerichte interventies opgezet die vandaag het fundament vormen voor meer overzicht en groei.
​
De technische interventie:
-
Teamleader-workshops en sjablonen: de pre-sales fase werd vastgelegd met een standaardtakenlijst en tijdsindicatie.
-
Tijdsregistratie geïntroduceerd: interieurarchitecten kregen een leidraad hoeveel tijd realistisch is per omzet. Zo ziet Jürgen achteraf of projecten rendabel waren.
-
Codabox in Exact Online: bankverrichtingen worden automatisch ingelezen, minstens 30 minuten per maand bespaard én sneller opvolgen van openstaande facturen.
-
ERP-selectie voorbereid: een all-in-one systeem in de maak voor overzicht, minder fouten en meer uniformiteit.
​​
Het team stond achter de veranderingen, al was het soms even wennen om oude gewoontes los te laten. Wat vroeger eindeloos kon doorgaan, heeft nu duidelijke grenzen en structuur gekregen.
​
​
De impact: zichtbare verschillen
Intussen tonen de eerste resultaten de kracht van de transformatie:
Helicopterview
Met één blik zien waar elk project staat en hoe het team presteert
Snellere boekhouding
Dankzij Codabox minder manueel inputwerk en sneller opvolgen van betalingen
Minder dubbel werk
Ramingen en offertes zijn verbonden, geen eindeloos overtypen meer
Meer uniformiteit
Processen zijn vastgelegd en SOP’s zorgen dat iedereen dezelfde flow volgt
Tijdsregistratie als kompas
Duidelijk zicht op rendabiliteit per project en medewerker
Meer tijd voor klanten
Jürgen kan zich focussen op relaties en strategie, in plaats van brandjes blussen
“De samenwerking met Slimmer Ondernemen gaf me grip én rust."​
​
Het oordeel: van operationeel naar strategisch ondernemer
Jürgen: “De samenwerking met Slimmer Ondernemen gaf me grip én rust. Daisy kent de markt, weet welke tools werken en begeleidt stap voor stap. Ik dacht altijd dat ik zoveel mogelijk zelf moest doen. Maar dat kost energie, tijd en groei. Nu zie ik: begeleiding is een investering die loont.”
​
De groei gaat sneller dan verwacht. In het eerste jaar wilde hij vooral structureren, maar ondertussen nam hij al twee extra medewerkers aan.
Zijn blik staat vooruit:
“We zijn nu volop bezig met Slimmer Ondernemen om een all-in-one systeem uit te rollen dat mij de helikopterview geeft. Daarmee kan ik KPI’s opvolgen, beslissingen nemen op basis van cijfers en mezelf geleidelijk loskoppelen uit de dagelijkse operatie. Het doel? Een bedrijf dat autonoom draait en klaarstaat voor de volgende fase, zelfs voor een eventuele verkoop in de toekomst.”
​
Van losse lijstjes naar gestructureerde processen.
Van operationele brandjes naar strategische keuzes.
Van aannemer in overdrive naar ondernemer met grip.
Dit is wat Slimmer Ondernemen oplevert.
​
Wil je ook van groeiremmer naar groeiversneller?
Ontdek hoe Slimmer Ondernemen jouw bedrijf kan transformeren.
​
​
Lees andere klantverhalen
Veel bedrijven lopen tegen gelijkaardige problemen aan. Ontdek hoe andere concullega's het hebben aangepakt.
