Vanaf januari 2026 is het niet langer toegestaan om papieren, Excel, Word, PDF of UBL facturen te verzenden tussen ondernemingen. Een e-factuur is een digitaal (XML-)bestand met een vaste structuur. Een e-factuur is vanuit het ene geautomatiseerde systeem - administratie- of boekhoudsoftware - elektronisch te verwerken in het andere systeem.
Weeral een verplichting van de overheid hoor ik je denken? Maar geen nood, in deze blog kaarten we de voordelen aan waarom je eerder nu, liever dan laat, overstapt naar een oplossing van e-facturatie. Dat het helemaal niet duur is en samen met Daisy van Slimmer Ondernemen kom je tot een oplossing die bij jouw werkwijze en jouw budget past.
Misvatting 1: Mijn bedrijf doet al aan e-facturering: we verzenden en ontvangen onze facturen in pdf
Fout gedacht: PDF die via mail verstuurd wordt is geen e-factuur, dit is wel een digitale factuur. Een geldige e-factuur is een elektronische gecodeerde factuur in XML formaat die via het PEPPOL platform tussen klant en leverancier wordt uitgewisseld.
Is jouw klant een particulier? Dan heeft die geen behoefte aan een factuur in XML formaat, echter tussen 2 bedrijven (van BTW-nummer naar BTW-nummer) zal dit verplicht zijn. Tussen bedrijven en overheid voor aanbestedingen groter dan 3000 euro is het reeds verplicht. Stuur je zowel facturen aan particulieren en bedrijven dan zal je geen 2 software tools of 2 werkwijzes voor je facturatie gaan gebruiken dus voldoe je maar beter meteen aan e-facturatie. Dit lijkt nu een ongewenste verplichting en niet erg motiverend maar lees verder in deze blog. Het verzenden en ontvangen van facturen zal in de toekomst sneller en foutlozer gaan verlopen. Echt waar! En dat voor de prijs van een fles rode wijn.
Misvatting 2: Elk facturatie pakket in België is conform de regels van e-facturatie
Fout gedacht: Pakketten die PDF en UBL uitsturen en niet op het PEPPOL platform aangesloten zijn, zijn niet conform de regels van e-facturering reeds in voege vanaf april 2019 en verplicht voor elk bedrijf vanaf januari 2026.
Het lijstje zou te lang worden om hier op te noemen. Belangrijker is dat ik luister naar jouw noden. Ben je op zoek naar :
boekhoudsoftware: Exact Online, Yuki, Horus, Octopus
facturatie software : Billit, Onfact, Zenfactuur, CoManage, Myfact
ERP-software : Robaws, AFAS, Odoo
Gebruik je bestelbonnen, leveringsbonnen, werkbonnen, samengestelde artikelen?
Wil je ook jouw agenda en planning erin vervat? Met track & trace?
Vraag je adviesgesprek aan en geniet van de gunstige overheidsmaatregel in de laatste paragraaf ga ik daar dieper op in.
Alle partners van de e-factuur kan je hier nakijken: https://efactuur.belgium.be/nl/partners
Misvatting 3: E-facturering is een dure investering en breng me niks op.
Fout gedacht: e-facturering is niet duur, veiliger dan PDF en brengt jou geld op.
1/ E-facturering start al vanaf nul euro. Ongelooflijk toch?
Nul euro? Dat is een lol! Neen toch niet, maar dan hebben we het over een platform waarbij je manueel facturen zal opladen en verzenden. Vraag advies aan Daisy van Slimmer Ondernemen, ze luistert naar je interne werking en pas dan zal ze jou een software aanbevelen die het werk voor jou slim en efficiënt doet. Voor jouw klanten in binnen en buitenland. Voor jouw budget.
Slimme E-facturatie software heb je al vanaf 7,50€ per maand. Dat is de prijs van een fles rode wijn, 2 broden van de verse bakker, Starbucks americano koffie met brownie, doosje Durex, ....
Gebruik jij al e-facturatie?
Ja, al lang!
Nee, maar mijn boekhouder spreekt er ook over
Nee, ik wacht nog even af
2/ Als je hieronder ziet welke stappen een factuur doorloopt dan kan het niet anders dat er ergens wel iets fout loopt. Fouten kosten je tijd en geld.
Zelf ervaren bij klanten:
a/ Onderschepte en vervalste PDF facturen van bedragen hoger dan 30.000 euro. Bij een gewone kleine KMO denk je? Nee hoor, bij een bedrijf die het nodige personeel, beveiliging en ERP pakket in voege heeft. Niet enkel bedrijven kunnen slachtoffer worden, ook Stad Deinze werd slachtoffer voor 376.000 euro: Lees hier het artikel. Wist je dat: als jij een gefraudeerde factuur betaalt op een foutief rekeningnummer van je leverancier, betaal je aan een oplichter, contacteer dan zo snel mogelijk jouw bank en die van de oplichter. Die bank zal ook proberen om de overschrijving te blokkeren of zal de rekening blokkeren, zodat de oplichters er geen geld kunnen van af halen.
Omdat alles via het PEPPOL platform verloopt is alles super veilig maar bovendien toont je software (hieronder voorbeeld van Billit) van opmaak tot ontvangst tot betaling de stappen die de factuur doorloopt.
b/ Facturen die op papier aan klanten worden bezorgd, op papier worden gearchiveerd en nog steeds in mappen worden afgeleverd bij de boekhouder en jou daardoor minstens 11 euro per factuur kosten. Maar ook niet doorzoekbaar zijn. Even snel de aankoopprijs opzoeken van een materiaal dat je 4 maanden terug hebt gekocht? Helaas.
c/ Elke factuur wordt manueel op betaald geplaatst en enkel de slechte betalers met factuurwaarde van >5000 euro zijn gekend en helaas worden geen herinneringen uitgestuurd. Heeft jouw pakket geen gratis bankkoppeling? Dan kan je voor Ponto (4€/maand/rekening) kiezen of Codabox, dat heb je zo terug verdiend. Wacht je dus tot jij pas tijd hebt om door de betalingen te lopen? Dan zet je jouw cashflow onder druk en kan je ook geen financieringskredieten afbouwen.
Conclusie: E-facturering software kan je koppelen met je bank, verstuur je beveiligd naar een elektronisch adres, hoef je niet meer te printen en ga vanaf dag 1 vervallen met een herinnering achter je geld aan.
Maar blijf lezen, het wordt nog beter!
Wie dit jaar e-facturatie opstart, profiteert van belastingvoordeel waarbij je 120% van de uitgaven voor zowel advies als software mag aftrekken.
Wie investeert in e-facturatie software kan zowel de software als het advies voor 120% fiscaal aftrekken van je belastbare winst. Denk hier bijvoorbeeld dus maar aan de abonnementskosten van facturatieprogramma’s waarmee je jouw elektronische facturen kan maken, verzenden en ontvangen, of ook de advies- en softwarekosten van Slimmer Ondernemen.
Voor iedereen? Neen, enkel alleen als eenmanszaak of kleine vennootschap** kan je genieten van dit voordeel. **Een kleine vennootschap heeft max 50 werknemers, minder dan 11 miljoen euro jaaromzet excl. btw en balanstotaal van max 6.000.000€.
Daarnaast is de aftrek zowel op de personenbelasting als op de vennootschapsbelasting van toepassing.
Voor altijd? Dit voordeel geldt vanaf 1 januari 2024 en is dus van toepassing vanaf het aanslagjaar 2025. Maar let op: dit is tijdelijk en die maatregel zal op 1 januari 2028 opnieuw worden ingetrokken.
Ben jij klaar om sneller en vlotter facturen te versturen en ontvangen die voldoen aan de normen van e-facturatie en fiscaal voordeel mee te pikken? Leg je adviesgesprek vast met Daisy en je krijgt jouw persoonlijk advies en indien gewenst hulp bij opstart.
Wil je de lovende woorden van Atelier Houthuys lezen over de opstart van hun e-facturatie? Check ze hier.