Van 60-urige werkweken naar vrijdagmiddagen op de koersfiets: hoe Bleys Ventilatie de groei ontketende zonder extra personeel

Wat als je bedrijf groeit, maar je wordt er zelf niet blijer van? Integendeel... Tom Bleys had een probleem waar veel ondernemers zich in herkennen.

Bleys Ventilatie, gespecialiseerd in onderhoud van ventilatiesystemen, kreeg het steeds drukker. De aanvragen stroomden binnen.

 

"Veel technische bedrijven mijden onderhoud omdat het weinig omzet oplevert en je er veel volume voor moet draaien," zegt Tom. "Gevolg: klanten wachten vaak weken voor er iemand langskomt. Wij wilden net het verschil maken door snel en betrouwbaar te zijn, maar dat bracht wel een hoop extra administratie met zich mee."

​

Elke onderhoudsbeurt sleepte een berg papierwerk mee die niet factureerbaar, maar wel tijd- én geldverslindend was. "Mijn planner verdronk letterlijk in het werk," vertelt Tom. "Mails versturen, afspraken bijhouden, wijzigingen verwerken, klanten achternalopen... We werkten al met Teamleader, maar alles manueel. Het knaagde aan onze winstmarge en remde onze groei af."

​

De confronterende waarheid: verder groeien vereiste extra personeel. Tom weigerde die stap te zetten.

​

De knelpunten stapelden zich op

• Klanten eisten flexibiliteit op hun voorwaarden

• Techniekers verloren tijd door inefficiënte routes

• De planner verdronk in repetitieve manuele taken

• Tom zat gevangen in zijn eigen operationele machine

​

"Ik draaide 60 uur per week om een bedrijf overeind te houden dat zichzelf zou moeten besturen"

​

Van ja-maar naar ja-graag

Via zijn vrouw Ilse raakte Tom in contact met Daisy De Waele van Slimmer Ondernemen. Tom was in het begin wat sceptisch. Een eerdere samenwerking die optimalisaties beloofde, had zijn verwachtingen niet ingelost.

​

"Daisy's aanpak overtuigde me," legt Tom uit. "Geen technologisch-jargon of grote woorden. Geen gepush, maar opties om uit te kiezen. Ze kwam met concrete oplossingen, die we stap voor stap zouden uitrollen."

​

Daisy's visie is helder: "Automatisatie moet ondernemers bevrijden, niet nog meer belasten. Minder stress, meer tijd en ruimte om te groeien of net om te genieten, dát is het doel."

​

Haar sterkte ligt in verbindingen leggen. Tussen mensen onderling, tussen mensen en technologie, tussen verschillende systemen. Voor Bleys Ventilatie verbond ze technologie (Movetex), werkprocessen (Teamleader) en mensen (planner en Tom).

​

De transformatie: een systeem dat zelf denkt

Daisy analyseerde de werking van Tom en zijn team. Haar diagnose leidde tot een geïntegreerde oplossing:

De technische interventie:

• Intelligent contactformulier: Herkent bestaande klanten, zet aanvragen direct in Teamleader

• Automatische afspraakuitnodigingen per mail: Uitnodigingen en herinneringen gekoppeld aan onderhoudsdata. Klanten ontvangen een voorstel dat ze in één klik kunnen bevestigen of weigeren. Dit werkt erg goed en zo bespaar je heel wat telefoontjes én tijd.

• SMS-automatisering: Cruciaal, omdat e-mails bij Outlook-gebruikers vaak in spam verdwijnen, nu worden 30% meer offertes geopend

• Gestroomlijnde bankkoppeling: Minimale investering, maximale tijdwinst

• Movetex-integratie: Intelligente planning op basis van locatie, beschikbaarheid en logica (meer info)

 

De architectuur: Teamleader fungeert als de fundering waar klanten, installaties, onderhoudsaanvragen en offertes samenvloeien. Movetex versterkt dit met geavanceerde routeoptimalisatie en geautomatiseerde klantcommunicatie.

​

Resultaat: techniekers rijden efficiënter, klanten krijgen, zoals bij PostNL, real-time updates over aankomsttijden.

​

De geleidelijke implementatie was essentieel. De planner vreesde controleverlies, dus werd alles gefaseerd uitgerold, met constante feedback en medezeggenschap.​ Daisy coördineerde tussen Tom, zijn planner, de ontwikkelaar en Movetex. Projectmanager én drijvende kracht tegelijk.

​

​