Het mailtje van de boekhouder zat 31/12/2024 om 08:44 in de mailbox.
Beste klant,
Ondanks de bij sommigen drukke eindejaarsperiode, willen wij u graag herinneren aan de wettelijke bepaling om per 31 december 2024 een gedetailleerde inventaris van uw voorraad goederen en/of grondstoffen op te maken (aantallen + (laatste) aankoopprijzen getotaliseerd).
Gelieve deze beschikbaar te houden en ten gepaste tijde voor de afsluiting van 2024 aan uw dossierbeheerder te bezorgen.
Alvast bedankt voor uw medewerking.
Laten we eerlijk zijn. Dat is een mailtje wat je die periode liever 'verticaal klasseert' of ook wel meteen naar de prullenbak ;-).
De jaarlijkse stocktelling is een uitdaging voor veel bouw- en installatiebedrijven. Je boekhouder vraagt om een overzicht van je voorraad voor de jaarrekening. Klinkt simpel, maar in de praktijk kost het vaak meer tijd dan je verwacht. Gelukkig hoeft dit helemaal niet ingewikkeld te zijn.
Toen ik met mijn vader gedurende 3 jaar lang Tegelkachels Import BVBA runde waren we distributeur. Ik had een WooCommerce webshop gemaakt voor bestellingen van installateurs en daarin beheerde ik ook de voorraad. Stocktelling was behoorlijk simpel maar opgelet je verplaatste de administratieve druk naar de kant van de bestellingen en verhoogde de stock bij ontvangst levering en bij facturatie ging die naar omlaag. Niks dat jou moet weerhouden om dit ook niet te doen. Veel betaalbare software is daarvoor uitgerust. Bij het stoppen van de vennootschap ging ook de webshop weg en keerden we terug naar Excel.
In dit artikel ontdek je hoe je jouw voorraad eenvoudig en snel in kaart brengt, zelfs zonder complexe software. We delen praktische tips, een succesverhaal én hoe je fouten kunt minimaliseren zonder stress.
Waarom is een goede stocktelling belangrijk?
Bij de afsluiting van het fiscale jaar voegt je boekhouder de waarde van je voorraad toe aan de jaarrekening. Dit beïnvloedt je winst- en verliesrekening. Het hoeft niet op de cent nauwkeurig, maar een goed overzicht geeft je inzicht in wat je in huis hebt én waar je volgend jaar slimmer kunt bijsturen.
Neem je de vraag hierboven over de laatste aankoopprijzen met een korreltje zout, weet dan dit dit een vertekend beeld geeft op je jaarrekening volgend jaar. Wist je dat een goede voorraadbeheer je cashflow tot wel 30% kan verbeteren?
Eenvoudige stappen voor jouw stocktelling
1. Haal data uit je CRM of ERP (als je dat hebt)
Werk je met een systeem zoals Teamleader/Onfact/Bouwsoft/Buildmate/Cafca/Simpla/Bouwflow/etc ? Goed nieuws! Je kunt eenvoudig een export maken van je artikelenlijst. Voeg daar het aantal stuks en de aankoopprijzen aan toe, en je hebt een solide basis voor je stocktelling.
Actiepunt:
• Zoek in Teamleader of je ERP-systeem naar de optie ‘Artikelen of Producten < exporteren.’
• Controleer of de prijzen en aantallen kloppen.
2. Geen systeem? Vraag een lijst op bij je leverancier(s)
Geen uitgebreide software? Vraag dan een Excel-lijst op bij je grootste leverancier(s). Veel leveranciers kunnen je een overzicht sturen van wat je het afgelopen jaar hebt gekocht. Voeg hier je eigen aantallen aan toe.
Actiepunt:
• Mail je leveranciers en vraag om een overzicht van aangekochte artikelen.
• Maak een extra kolom met titel 'Aantal' en vul de aantallen handmatig in de lijst.
3. Geen zin of tijd en kleine voorraad?
Heb je geen uitgebreide lijst of werk je met weinig voorraad? Gebruik de prijzen van vorig jaar en pas een eenvoudige formule toe, zoals: =(aankoopprijs 2023) x 1,1 (voor een gemiddelde prijsstijging van 10% tov de prijs in 2023).
Actiepunt:
• Maak een lijstje van je voorraad of scan barcodes.
• Gebruik Excel om prijzen te berekenen als die zijn gestegen.
4. Sorteer je artikelen voor meer overzicht
Heb je een lange lijst? Sorteer deze op naam of artikelnummer of per leverancier. Dit helpt je om sneller te werken en fouten te vermijden.
Actiepunt:
• Gebruik de ‘Sorteren’-functie in Excel (voor artikelnaam sorteren van A tot Z of voor het artikelnummer van klein naar groot).
• Werk van boven naar beneden om geen artikelen te missen.
Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)
Verkeerde prijzen gebruiken: Gebruik prijzen van vorig jaar of pas een standaardformule toe.
Artikelen dubbel tellen: Sorteer je lijst vooraf en werk gestructureerd.
Showroom materiaal vergeten meetellen.
Geen data back-uppen: Sla je inventaris op in Onedrive, Google Drive of Dropbox, zodat je niets kwijtraakt. En volgend jaar kan hergebruiken.
Schrik hebben van technologie als een smartphone of barcodescanner: Gebruik een barcodescanner of voorraadbeheersoftware om het tellen makkelijker te maken. Met een simpele scan-app kun je fouten verminderen en tijd besparen, wat de nauwkeurigheid van je voorraad met wel 25% kan verbeteren. Lekker efficiënt, toch? Plenion , Compufact en Deskflow hebben dit in hun aanbod. De ene koppelt al met Teamleader de andere nog niet.
Slimmere stocktelling? Start vandaag nog!
Een stocktelling hoeft geen stress te geven. Of je nu een simpele lijst maakt of een geavanceerd systeem gebruikt, met deze stappen maak je het jezelf een stuk makkelijker.
Door het belang van een goede stocktelling te begrijpen, een helder plan te maken en slimme strategieën te gebruiken, krijg je waardevolle inzichten die je efficiëntie verhogen en zorgen voor fiscale compliance. Zie deze fiscale jaarafsluiting als een kans om te groeien en duidelijkheid te creëren, zodat jouw bouwbedrijf of installatiebedrijf sterk aan het nieuwe jaar begint!
👉 Plan een gratis adviesgesprek: Ontdek welke software je administratie slimmer maakt.
Slimmer Ondernemen, dat staat voor: Werk slimmer, niet harder.
Start vandaag met een efficiëntere inventaris en bespaar tijd én energie!
Comments