Wat aannemers vergeten tijdens het plaatsbezoek – en hoe dat hen geld kost
- Daisy
- Apr 13
- 5 min read
Bart (fictieve naam voor een klant) dacht dat hij goed bezig was.
Plaatsbezoek? Check. Notities genomen in zijn gsm. Foto’s? Check. Toch liep het telkens weer mis wanneer hij aan zijn offerte begon of als hij aan zijn collega's instructies moest geven.
“Er klopt iets niet, ik vergeet altijd wel iets, en ik moet zo hard zoeken naar die foto's” zuchtte hij toen we elkaar spraken. “En dan moet ik weer bellen of gewoon gokken.”
Wat veel aannemers vergeten tijdens hun plaatsbezoek, is niet de info zelf… Dat beeld, dat blijft bij!
Het is hoe die info vastgelegd, gestructureerd en bruikbaar wordt achteraf. En jij meer scoort op je offertes en je uitvoering!
En dáár gaat het vaak fout.
Niet expres. Niet uit luiheid.
Maar omdat er geen systeem is dat hen helpt onthouden, verwerken en vertalen naar offertes, communicatie of uitvoering.
In deze blog ontdek je hoe Bart dat probleem herkende – en met één simpele aanpassing zijn werfinfo veranderde van frustratie naar structuur. Geen technische toeters of bellen. Gewoon een heldere werkwijze die jou straks ook tijd, fouten en geld kan besparen.
Zo werken veel aannemers vandaag bij een plaatsbezoek – en jij misschien ook
Bart is niet de enige. Veel aannemers werken nog altijd op gevoel, met losse notities, foto’s en geheugensteuntjes. Dat lijkt efficiënt, tot het moment waarop je iets moet terugvinden of uitleggen aan een collega.
Hij vertelde me:
“Vaak bundel ik mijn offertes, dat is dan dagen of weken later, maar dan weet ik niet meer of die muur nu 3 of 4 meter was, of dat plafond nu mee moest geschilderd worden. Ik had foto’s genomen, maar geen idee meer van welke ruimte dat juist was of van welke klant.”
En dat is niet omdat hij zijn job niet kent – wél omdat zijn info niet logisch samenkomt.
Maar hij was zich goed bewust dat zijn offertes niet stromen, tijd verliest met info uit zijn hoofd naar zijn team steeds toe te sturen en hoeveel geld elk plaatsbezoek kost als je klanten niet snel kunnen beslissen.
Eén tool kiezen = meer overzicht, minder gedoe
Er zijn zoveel opties op de markt, dat kiezen al een drempel wordt op zich.
Zet Google Mijn Tijdlijn aan op je smartphone.
Het lijkt onbelangrijk, maar op dagen waarop je veel op de baan bent, is het een redder in nood.
Je ziet nadien exact waar je was, wanneer en hoe lang. Je hoeft niet meer te gissen of je op dinsdag nu in Sint-Niklaas of in Wetteren was.
Perfect om je geheugen op te frissen wanneer je je werfverslag schrijft of offertes uitwerkt.
➡️ En handig meegenomen: het helpt ook als je foto’s nam maar niet meer weet bij welk project ze horen.
📋 Tally, Notion, Typeform… Allemaal tools waarmee je eenvoudig digitale formulieren kunt maken die werken op smartphone en tablet.
Sommige zijn gratis, andere beperkt of betalend – maar allemaal geven ze je een manier om info gestructureerd te verzamelen, geen vragen of opmetingen te vergeten én te bewaren en delen achteraf.
Heeft jouw CRM of ERP tool een goede mobiele app? En maakt die klantenfolders aan die ook met jouw Google Drive, Dropbox of Sharepoint/Onedrive spreken? Zorg dan voor goede interne richtlijnen!
Aproplan of Archisnapper zijn tools die kant- en klaar werfverslagen structuur geven en veel meer! Onderaannemers mee uitnodigen of eenvoudig hun to do's mailen, ook dat kan!
Is een plaatsbezoek bij jou nog wel nodig? Wat als je klant zélf al wat info ingeeft via je website formulier voor het plaatsbezoek? Dan vertrek jij naar de juiste klant, met een voorsprong én minder typwerk. Wie weet kan je wel de kost van een plaatsbezoek schrappen ...
Of ben je ook fan van de luiewijven-techniek? Dan laat je AI zoals het Plaud notitie-bakje het werk voor je doen. Die registreert je stem tijdens het plaatsbezoek en zet het automatisch om in gestructureerde tekst.
Wil je weten hoe dat werkt? Lees hier meer over AI en notities.
Maar goed… Bart dacht dus eerst aan iets anders.
De klassieke reflex: “Maak voor mij iets in Excel”
Zoals zovelen dacht Bart meteen aan Excel. Gratis. Iedereen heeft het.
Ik maakte een opzet, stak er een paar formules in, begon afmetingen in te vullen…
Maar zodra hij het op zijn smartphone probeerde te gebruiken, liep het vast.
“Ik zie de helft niet op m’n scherm,” zei hij.
“En op de werf heb ik geen zin om te prutsen.”
Die frustratie zie ik vaak:
🔸 We willen het goed en professioneel doen.
🔸 We willen alles bijhouden en niet verliezen.
🔸 Maar de tools die we kiezen, zijn niet gemaakt voor het werk op een smartphone en snelle ingave!
Waarom dan niet kiezen voor papier hoor ik je zeggen? Omdat daar nog meer risico op verlies is en niet vanuit je mails in je agenda geraakt. En ... mij ga je nooit laten terugkeren naar papier.
Wat hij nodig had? Een formulier dat voor hem werkte.
Tijdens ons gesprek stelde ik iets eenvoudigs voor:
“Wat als je elke werf digitaal kan invullen zoals je nu ook al doet – maar dan met structuur?”
Niet in Excel.
Niet in tien losse apps.
Gewoon één formulier, mobiel-vriendelijk, dat alles verzamelt wat hij normaal gezien al noteert.
Hij was eerst wat afwachtend.
“En die tool, is die dan gratis? Of moet ik dan weer maandelijks betalen?”
Begrijpelijk.
Maar toen ik hem toonde hoe het formulier eruitzag – met dropdowns, automatische berekeningen, foto’s toevoegen – én dat alles ook op z’n iPad werkte, was hij verkocht. We kozen voor Tally. Belgisch, GRATIS en voor niks!
Wat stond er dan in dat formulier?
Heel simpel. Niet meer dan wat hij nu ook al verzamelde – maar dan overzichtelijk:
• Klantinfo: naam, adres, datum van bezoek
• Ruimte en metingen: lengte, breedte, hoogte, oppervlakte
• Details: deuren, ramen, lakwerk, plinten, trappen…
• Staat van de ondergrond: materiaal, voorbereidingsnoden, vorige afwerking
• Afwerkingswensen: glansgraad, kleuren, voorkeuren
• Foto’s & schetsen: direct uploadbaar en gelinkt aan het juiste project
Elke nieuwe ruimte kon hij toevoegen met één klik op “Nieuw”.
Wil Bart meer winnende offertes scoren, dan herhaalt hij in de offerte niet alleen het aantal lagen te schilderen per ruimte en de wens voor de afwerking maar gaat hij nog betere vragen stellen en luisteren naar de woorden van de klant! Die laatste geeft nl. om de oplossing en ontzorging, niet "hoe" dat zal worden gerealiseerd.
Het verschil? Efficiëntie, vertrouwen, rust
Na een paar weken merkte Bart dat er iets veranderd was.
Niet in wat hij deed – maar in hoe hij het deed.
✅ Zijn offertes werden sneller opgesteld.
✅ Hij vergat geen details meer.
✅ Zijn klanten merkten zijn structuur op.
✅ Zijn team kreeg betere instructies.
“Ik had niet door hoeveel tijd en stress die chaos mij opleverde, tot ze weg was.”
En het mooiste?
Hij had geen dure software nodig. Geen moeilijke opleiding. Gewoon even kijken naar je fundering, een doordachte werkwijze en een juiste opzet.
Tijd om minder te zoeken, doorgeven en verliezen… en meer te offertes winnen, rust te vinden en groeien.
Wacht nog even!
Op 23 april geven Ilse Dieltjens en ik een gratis webinar 'Winnende offertes in no time'.
Word baas over je orderboek, door in de helft van de tijd offertes binnen te halen zodat de winst op jouw opdrachten niet langer achterblijft.
Geen excuses meer – met bewezen strategieën en inzichten ga je van offerte-uitstel naar een winstgevende actie.
Je ontdekt:
✅ Hoe je met een slimme selectie aan de telefoon of via je website enkel de juiste klanten overhoudt, zodat je geen tijd meer verliest aan vrijblijvende offerteaanvragen.
✅ Welke simpele aanpassingen je moet maken in je systeem en communicatie, zodat je klanten sneller beslissen zonder dat jij constant moet bellen of mailen.
✅ Hoe je je offertes slim opbouwt, presenteert en persoonlijk maakt, zodat jouw offerte écht meetelt - met structuur, overtuiging èn authenticiteit.
Wil jij ook meer winnend offertes in minder tijd?
Comments