top of page
  • Writer's pictureDaisy

Optimaal plannen in de bouwsector

5 Bouwstenen voor Succes

Het realiseren van een vlekkeloze planning van plaatsbezoeken en vergaderingen in de bouw lijkt wellicht een utopie, maar het is zeker haalbaar. Wanneer planningen nog op papier staan of wanneer informatie verspreid is over e-mails, WhatsApp-berichten, en andere kanalen kan je niet de optimale planning bekomen. Ook als je werkwijze alleen in je hoofd zit en niet transparant is gecommuniceerd naar de klant, kan het behalen van een efficiënte planning een uitdaging zijn. In dit artikel delen we waardevolle inzichten om optimaal plannen in de bouwsector van plaatsbezoeken te realiseren en te verbeteren zodat je terug grip krijgt en tevreden klanten.


Het belang van structuur en transparantie

Een gestructureerde aanpak en duidelijke communicatie met klanten vormen de basis voor een vlekkeloze planning. Door informatie te delen over bijvoorbeeld weersomstandigheden die van invloed zijn op bepaalde werkzaamheden, kan onnodige communicatie met klanten worden voorkomen. Denk aan situaties waarin de klant de voortgang van een project wil weten of vragen heeft over de planning. Door vooraf informatie te delen, wordt frustratie voorkomen en creëer je begrip voor eventuele wijzigingen in de planning.


Je kunt niet voor de toekomst plannen op basis van het verleden. - Edmund Burke

De voordelen en de valkuilen van digitale tools

Als je het slim aanpakt, heeft het werken met slimme online systemen gelukkig veel meer voordelen dan nadelen. Je bespaart tijd, krijgt overzicht en rust. Dat betekent meer vrijheid voor jou als bouwondernemer. Minder gedoe in je dagelijkse taken geeft ruimte om te groeien en te ondernemen. In 2023 zijn er tools voor elke taak, maar keuzes kunnen verwarrend zijn. Wat is het juiste systeem voor jou? Veel bouwondernemers worstelen met tools en externe consultants die het voor hen inrichten en er dan afhankelijk van worden. Ontdek hoe je zelf grip houdt op je tools en systemen.


1: Gebruik Online Planningssystemen

Voor bouwondernemers die overweldigd worden door e-mails en telefoontjes, bieden online planningssystemen uitkomst. Deze tools vereenvoudigen het proces van het inplannen van afspraken en vergaderingen aanzienlijk. Door gebruik te maken van een dergelijk systeem kunnen klanten zelf afspraken inboeken op momenten die voor hen passen. Dit verhoogt niet alleen de efficiëntie, maar draagt ook bij aan een positieve klantbeleving. Onder aan de pagina krijg je een vergelijking van 3 software tools Vectera, Calendly en CalendarHero.


Praktijkvoorbeeld

Een bedrijf in koeltechnieken maakt gebruik van een Online Planningssysteem en biedt zo heel klantvriendelijk zijn kalender aan om een eerste contact of een service te plannen :

- vraag je service of onderhoud aan

- vraag je advies voor warmtepomp of airco installeren aan

- vraag je consulting en technisch advies aan

Vraag je service of onderhoud aan via online planning verzoek

2: Slimmer plannen via Templates

Het opstellen van planningen kan efficiënter worden gemaakt door gebruik te maken van templates of sjablonen voor e-mails en berichten. Hiermee bespaar je tijd en voorkom je dat dezelfde informatie keer op keer handmatig moet worden ingevoerd. Deze gestroomlijnde aanpak maakt het mogelijk om op een consistente manier met klanten te communiceren en hen op de hoogte te houden van de planning.


3: Automatisering voor Efficiëntie

Automatisering in de bouwsector speelt een cruciale rol in het realiseren van een vlekkeloze planning. Met behulp van online agendasystemen kunnen klanten direct afspraken inboeken en bevestigen. Het systeem werkt naadloos samen met je eigen (bedrijfs)agenda en houdt rekening met reeds ingeplande afspraken. Hierdoor wordt de planning geoptimaliseerd en voorkom je dubbele boekingen.


Online planning verbinden met je Agenda zoals Google, Outlook, iCloud en Exchange


4: Herinneringen

Om ervoor te zorgen dat afspraken niet worden vergeten en dat klanten op de hoogte blijven, kunnen automatische herinneringen worden ingesteld. Deze herinneringen vergroten de kans dat afspraken soepel verlopen en verminderen het risico op tijdsverspilling. Dit draagt bij aan een professionele klantrelatie en een positieve indruk van jouw bedrijf.

Automatische herinnering van een geplande afspraak

5: Duidelijke Communicatie en Afspraken

Het vastleggen van afspraken is van groot belang in de communicatie met klanten. Dit zorgt voor helderheid over werkzaamheden, starttijden en prijzen. Start met jouw werkwijze op jouw website, Facebook en Instagram te communiceren. Mondelinge afspraken kun je het beste per e-mail of via andere kanalen bevestigen om eventuele misverstanden te voorkomen. Zonder schriftelijke bevestiging loop je het risico aan het einde van het project voor verrassingen te staan. Iets wat niet op papier staat en betwist wordt zal voor de rechtbank moeten komen. Je wil niet aan het kortste eind trekken!


Optimaal plannen in de bouwsector utopie?

Het bereiken van een vlekkeloze planning in de bouwsector vereist een combinatie van gestructureerde aanpak, duidelijke communicatie en efficiëntie. Door te werken met templates, duidelijke afspraken vast te leggen en gebruik te maken van online planningssystemen en automatisering, creëer je een optimale planning die zowel klantvriendelijk als tijdsbesparend is. Een vlekkeloze planning draagt bij aan het succes van je bedrijf en zorgt voor tevreden klanten.


Mijn Missie

Mijn missie is om bouwondernemers te bevrijden van de frustratie, tijdsdruk en chaos die vaak voortkomen uit verkoop, planning, administratie en boekhouding.

Door hen te leren en te begeleiden om op een efficiënte manier om te gaan

met

  • opvolgen van aanvragen van begin tot eind

  • het creëren van transparante, moeiteloze planningen

  • snelle en correcte financiële administratie.

En zo winnen ze kostbare tijd terug voor zichzelf, hun bedrijf en hun gezin. Resultaat is meer succes en professionaliteit, terwijl de stress wordt geminimaliseerd.


Aan de slag met software tools voor bouwsector planning te optimaliseren

Vectera

Calendly

CalendarHero

Gratis versie?

Ja

Ja

Ja maar teveel beperkingen

Oorsprong

Belgisch

Amerikaans

Amerikaans

Taal gebruiker

Engels en Nederlands

Engels, Frans, Duits, Portugees en Spaans

Engels

CRM Integratie**

Teamleader, ZOHO, Salesforce, Hubspot, Salesflare en Pipedrive

Salesforce en Hubspot

Salesforce, Hubspot en Pipedrive

Andere info

Opgericht in 2016, combi van inplannen en houden van virtuele vergaderingen

​Calendly, opgericht in 2013, automatiseert efficiënte afsprakenplanning voor miljoenen gebruikers.

In 2016 gelanceerd onder de naam Zoom.ai

Voorbeeld zien? Volg de link achter de naam

** een CRM integratie houdt in dat jouw Klantenbeheer systeem oftewel CRM koppelt met jouw online planning software. Zo kan je contacten synchroniseren, deals of opportuniteiten laten toevoegen en toont (soms) jouw CRM de historiek van jouw afspraken geboekt via het online planning systeem.


Weet je niet hoe starten? Plan een gratis kennismakingsgesprek van 20 min in. En krijg al een voorproefje van online klantvriendelijke afspraken inplannen.


Slimmer Ondernemen helpt je bij:

1. "Bouwsector planning optimaliseren"

2. "Efficiënte planning afspraken met online tools"

3. "Automatisering in de bouwplanning"

4. "Klantvriendelijke afspraken in de bouw"



Kid met bouwhelm - 5 bouwstenen voor succes - optimaal plannen in bouwsector

36 views
bottom of page